Un caso di studio: l’ufficio commerciale estero in outsourcing

In epoca di crisi del mercato nazionale le PMI hanno la necessità di affrontare con successo ed efficienza l’approccio ai mercati internazionali.
Le PMI non hanno spesso le risorse finanziarie ed il personale specializzato per avviare e tenere rapporti commerciali e di affari con l’estero.

Nel nostro caso la soluzione scelta per ovviare alla carenza di risorse specialistiche e finanziarie propria delle PMI è stata la costituzione di un consorzio di PMI con la missione di fornire in outsourcing i servizi tradizionalmente svolti da un ufficio commerciale estero.
Iniziare a sviluppare rapporti commerciali con i mercati esteri con un servizio in outsourcing è sicuramente l’approccio ottimale perché ha minor impatto sulla organizzazione aziendale, avvicina il “time to market” ed offre garanzie sui risultati e riduce l’investimento necessario.
Di cosa si occupa l’ufficio?

1. Definire una strategia di internazionalizzazione condivisa
2. Individuare i mercati potenziali e le aziende del Consorzio che possono esserne interessate
3. Promuovere l’azienda ed i suoi prodotti nei mercati internazionali
4. Contribuire ad elaborare una Politica Commerciale e relative azioni promozionali
5. Fornire all’azienda un corrispondente estero in loco per dare supporto nella ricerca di distributori o agenti di vendita e gestione dei relativi contatti
6. Contattare potenziali clienti tramite call-center specializzato, qualificando il contatto e avanzando le proposte commerciali dell’azienda (listini, cataloghi, presentazioni) fino a raccogliere i feedback trasmettendo all’azienda le opportunità che si evidenziano.
7. Individuare liste di contatti sul mercato di interesse
8. Fornire consulenza su tutte le fasi della transazione commerciale con soggetti stranieri (traduzione, offerte commerciali, problematiche finanziarie, commerciali e doganali)
9. Partecipare e gestire fiere ed eventi
10. Fornire consulenza nella definizione ed attuazione di campagne di marketing e comunicazione

Per l’azienda socia del Consorzio sarà come disporre di gran parte dei servizi di un Ufficio Commerciale Estero senza effettuarne gli ingenti investimenti in termini di risorse umane e tempo.
Di quali risorse e sistemi necessita l’Ufficio Commerciale Estero in outsourcing?
Al di là delle essenziali competenze commerciali e relazionali, il servizio richiede un vero e proprio sistema informatico, consultabile via web, che comprende sia la componente di gestione dei progetti (ogni mercato target viene gestito come progetto), sia quella di gestione dei contatti e delle azioni svolte sui clienti potenziali (CRM), nonché infine di “cruscotti” di sintesi per tutti i dati correlati. Il CRM mette in relazione, creando un ufficio virtuale condiviso, l’Ufficio Commerciale Estero, i Corrispondenti Esteri e le aziende coinvolte. I dati aziendali sono visibili e  consultabili con profili che assicurano riservatezza aziendale ai livelli richiesti.

Il sistema informatico è uno dei pilastri dei servizi offerti. Senza un valido sistema informatico, capace di supportare l’intero processo, sarebbe difficile per il pool di specialisti distribuiti sul territorio gestire le attività commerciali per oltre un centinaio di aziende, consentendo un facile monitoraggio ed
evitando di essere sopraffatti dalla quantità dei dati. Il sistema informatico permette all’azienda di essere direttamente connessa al pool di lavoro e tempestivamente informata dell’avanzamento delle attività in corso.
Joint Technologies, partner Dolceterra specializzato nelle tecnologie Opensource e nelle applicazioni CRM e WEB 2.0, è il soggetto che ha fornito la consulenza tecnica ed i servizi informatici su cui poggia l’Ufficio Commerciale Estero.
La soluzione tecnica individuata si compone dei seguenti elementi funzionali:

• Anagrafica clienti
• Gestione contatti e processo di qualificazione
• Tracciamento Attività svolte verso clienti
• Repository documentale
• Tracciamento Attività e relazioni con aziende socie
• Reportistica ad hoc per le aziende socie
• Reportistica per il consorzio
• Cruscotti di sintesi per il consorzio e per le aziende socie.

La soluzione è stata realizzata attraverso integrazioni e personalizzazioni delle seguenti applicazioni (1):

• SugarCRM
• Portale CMS Joomla
• Jasper Report

Inoltre, utilizzando la stessa infrastruttura tecnologica ed applicativa, il consorzio offre alle aziende associate la possibilità di disporre di un ambiente CRM dedicato agli uffici commerciali delle singole aziende, per gestire in autonomia le proprie attività commerciali e in cui far confluire i dati
commerciali dell’ Ufficio Estero una volta consolidato il rapporto.

(1) Tutti i componenti base dell’infrastruttura informatica sono basati su software opensource